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标题: Word技巧:实战准考证打印 [打印本页]

作者: 月上西楼 时间: 2007-7-25 15:52 标题: Word技巧:实战准考证打印

　　关于带照片的准考证的打印，类似的文章较多，大多用VFP报表功能来实现。这里我们向大家介绍一种新的方法：用Word的邮件合并功能来完成带照片的准考证打印。
　　Word的邮件合并功能大家比较熟悉，用的也较多，但有图片的数据源，如何才能实现这一功能呢？

　　如图1为某学校参加会考学生的数据，该数据全部用Excel录入，照片作为其中的一个字段已放在单元格内。如果用VFP，还需将工作表转换成DBF格式，并将照片复制成一个个单独的图片文件，由于人数较多，用这种方法来实现是比较困难的。

图1

　　一般来说，把带照片的Excel数据文档作为数据源，用邮件合并功能是无法显示照片的。难道用邮件合并功能，就真的不能实现带照片准考证的打印了吗？经过笔者一番探索，此问题终于得到解决。

　　转换数据源设置图片格式

　　1. 选中并复制图1所示的Excel数据区域，打开Word，新建一文档，命名为“源数据”。执行“编辑→粘贴”命令，将Excel数据转换为Word表格。由于表格中的图片不是作为字符存在的，因此，图片无法作为数据进行邮件合并，也就是说，合并后的主文档是不能显示照片的。所以，本例的关键在于图片格式的设置。Word图片与文字的排版方式有五种。只有嵌入型方式在排版时能将图片作为文字对象来处理。所谓嵌入型是把插入的图片当做一个字符插入到文本中，在与别的图片进行排版时它被当成了文字对象，要改变其位置可以像改变文字位置一样使用键盘上的空格键来实现。因此只要将图片版式设定为嵌入型就可以了。

　　2. 选中图片，点击鼠标右键，打开“设置图片格式”对话框，点击“版式”选项卡，选择“嵌入型”，单击〔确定〕按钮退出。用同样方法，将所有图片版式设定为嵌入型后，保存文档退出。下一步就可进行邮件合并了。

　　制作打印模板进行邮件合并

　　1. 图2为准考证样式，在准考证上实现数据套打，具体步骤如下：先用扫描仪将准考证扫描下来，注意扫描时比例选择100%，扫描分辨率设为75dpi即可。为确保扫描图片大小不变，扫描前用黑色钢笔或铅笔将明信片四周边缘涂上一圈黑线条。将图片扫描完成后，用Photoshop图片处理软件将黑线条之外的多余部分剪切掉，同时将黑线条擦掉。将图片大小设置为准考证实际大小，保存图片为GIF或JPG格式。

图2

　　2. 启动Word 2000，执行“插入图片→来自文件”，将扫描好的图片插入文档中。右击图片，选择“设置图片格式”命令，在弹出的“设置图片格式对话框”中将“颜色和线条”设为黑色实线，“版式”为衬于文字下方，“大小”设置和原图相同宽和高。在需要套打文字或图片的区域插入文本框，将文本框线条和颜色设为无线条颜色。双击文本框，设定文本框文字格式。一切设定完成后，打印模版就建成了。

　　3. 在打印模板主文档中，执行“工具→邮件合并”命令，打开“邮件合并帮助器”对话框，点击“主文档”右侧的〔创建〕按钮，选择“套用信函”选项，在弹出的对话框中按〔活动窗口〕按钮。在上述对话框中，单击数据源下面的〔获取数据〕按钮，定位并打开转换的“源数据”表格，一路〔确定〕下去。然后关闭“邮件合并帮助器”对话框。将光标移至主文档需要插入合并域的地方，点击邮件合并工具栏上的〔插入合并域〕按钮，如图3所示，完成所有合并域的插入。

图3

　　4. 邮件合并完成后，下一步就是打印准考证了。为避免将图片打印出来，影响效果，首先将扫描的准考证图片删除。单击邮件合并工具栏上的〔查看合并数据〕按钮，就可预览合并后的结果，并可实现数据定向打印，效果如图4所示。也可按下〔合并到打印机〕按钮，实现数据批量打印。原本需要很长时间完成的打印任务，几分钟就可以搞定了，怎么样，很简单吧。

图4

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