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标题: 批量制作利息催收通知单 [打印本页]
作者: 月上西楼    时间: 2007-8-13 14:28     标题: 批量制作利息催收通知单

　　在银行信贷部门的日常工作中，经常要利用会计部门提供的贷款欠息情况表，向每个贷款欠息户发放贷款利息催收通知单催收利息。由于贷款欠息户数量较多，采用常规的逐户编辑打印利息催收通知单的方法势必耗费大量的工作时间，经过一段时间的摸索，通过对EXCEL 2000和WORD 2000灵活运用，找到了一条快速、准确完成大批量制作贷款利息催收通知单工作的捷径。现将制作过程介绍如下，供有类似要求的读者朋友参考。

　　一、利用EXCEL 2000实现利息小写金额向中文大写金额的转换

　　1、数据导入。运行EXCEL 2000，点击工具栏上“打开文件”按钮，找到会计部门提供的贷款欠息情况表文 件后，点击“打开”，EXCEL 2000自动弹出“文本导入向导”3步骤之1：


　　如设置无误，点击“下一步”按钮，进入“文本导入向导”3步骤之2，在这里你可以选择合适的分隔符号，在预览窗中可预览分列效果，满意后点击“下一步”按钮，进入“文本导入向导”3步骤之3，在这里你可以对每列数据格式进行简单设置(当然可以在EXCEL 2000中进行高级设置)，如果我们不是导入全部数据列，还可以选择不导入某列，当所有设置完成后，点击“完成”按钮，将数据导入EXCEL 2000中，并将文件另存为EXCEL文件格式(本文设存盘文件名为“应交利息.XLS)。

　　2、格式转换。由于在EXCEL 2000中系统提供的中文大写数字格式与我们日常使用的中文大写金额格式相差 较远，如小写金额“138.59元”在EXCEL 2000中只能转换成“壹佰叁拾捌.伍玖”，因此我们必须想办法实现正确的格式转换。经过实验，发现通过设置中间字段，利用IF判断函数、TRUNC截尾取整函数及TEXT函数可以很好地解决这个问题。

　　1)、打开“应交利息.XLS”文件，在D1至G1单元格按顺序增加“元位”、“角位”、“分位”、“应交利 息(大写)”四个字段。

　　2)、为了能将“应交利息”C列中小写金额转换成中文大写金额，我们需将小写金额按“元位”、“角位 ”、“分位”进行分解转换，并在相应位置添加“元”、“角”、“分”符号，以备将来合并之用。

　　具体分解通过下列公式实现：

　　D2=IF(TRUNC(C2)=0,"",TEXT(TRUNC(C2),"[DBNum2]G/通用格式")&"元")
　　E2=IF(TRUNC(C2*10)-TRUNC(C2*10,-1)=0,"",TEXT(TRUNC(C2*10)-TRUNC(C2
*10,-1),"[DBNum2]G/通用格式 ")&"角")
　　F2=IF(TRUNC(C2*100)-TRUNC(C2*100,-1)=0,"",TEXT(TRUNC(C2*100)-
TRUNC(C2*100,-1),"[DBNum2]G/通用 格式")&"分")

　　在G2单元格使用公G2=IF(AND(D2<>"",F2<>"",E2=""),D2&"零"&F2,IF(AND(D2<>"",
E2="",F2=""),D2&"整 ",D2&E2&F2))通过对元、角、分位是否为零的判断，将元、角、分按照中文大写金额的书写规律进行合并，得到所需规范的中文大写金额。

　　使用自动填充柄功能将D3至G11单元格公式设置好，得到如下效果图。


　　至此我们完成了应收利息由小 写金额向大写金额的转换工作，将文件存盘后退出，进入一步工作。
　　二、利用WORD 2000实现快速批量打印利息催收通知单

　　为了实现快速批量打印利息催收通知单，我们必须利用WORD 2000中的邮件合并功能来帮助完成工作。

　　1、建立文档。启动WORD 2000新建一空白文档，按规定格式编辑好利息催收通知单中的固定内容，设置好 页面格式。

　　2、邮件合并。

　　选择工具菜单中“邮件合并”选项，进入“邮件合并帮助器”窗口；


　　点击“主文档”中“创建”下拉菜单中的“分类”按钮，在弹出窗口中选择“活动窗口”；然后点击“数据源”中“获取数据”下拉菜单中的“打开数据源”按钮，弹出“打开数据源”窗口，找到刚才我们在EXCEL 2000中保存的“应交利息.XLS”文件，点击“打开”；

　　在随后弹出的窗口中点击“确定”，在接着弹出的窗口中点击“编辑主文档”按钮来进行给主文件添加合并域的工作。


　　将光标移至需要添加合并域的位置，点击“插入合并域”按钮，从下拉列表中选择需要插入的合并域；重复这一步骤，在所有需要插入合并域的地方插入相应的合并域。然后点击工具栏上“查看合并数据”按钮进行检查核对。


　　检查无误后，即可进行批量打印利息催收通知单。点击工具栏上“合并选项”按钮，弹出“合并”窗口， 在“合并到”下拉列表中选择“打印机”，开启打印机后，点击“确定”按钮，直接将合并的每一份利息催收通知单输出到打印机。





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