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标题: 让Excel的格式自动变化 [打印本页]

作者: 月上西楼 时间: 2007-8-13 14:30 标题: 让Excel的格式自动变化

　　作为会计人员，经常要对一些金额进行控制。比如预算、开支等。但怎么让表格自动计算并提醒你，那些项目快要超出预算或己经超支呢？
　　或是，你经常要交总结材料给老板，对于表格上的一些项目，需突出显示它们的区别，以便引起老板注意，你是否每次都是不辞劳苦的对些单元格格式进行反复设置？

　　其实，利用Excel的条件格式，可让你一劳永逸。请看下面的一个例子（图一）。

　　图一

　　在图一中，笔者的目地是要对每天的开支进行控制。于是用SUMIF函数对在另一张工作表中的日常开支明细进行汇总。对于汇总后的结果，笔者利用条件格式，对每天不同的开支数量用不同的格式显示，如果日开支等于0，则将字符颜色设成跟底色一样，以免看到0；如开支小于50元，用缺省格式，如果在50-100之间，则用黄底红字，如超过100元以上，则用红底黑字显示，以示警告。（具体的设置情况如图二。）

　　图二

　　这样，电脑根据不同的汇总结果，便显示不同的效果，笔者一眼看上去，便知哪天又严重超支了。（虽然如此，笔者仍是无法降低开支，该花的还是要花… *o*）。

　　条件格式是支持拖拉填充的，所以，笔者只要设好B1单元格的公式及条件格式，然后往下一拖即成。简单快速。

　　条件格式的设置方法为：

　　1. 选中要设置条件格式的单元格；

　　2. 选择菜单“格式”/“条件格式…”，系统弹出“条件格式”设置对话框。见下图三。在缺省情况下，对话框只显示一种情况，如大家要求对多种情况进行判断并作相应格式设置，可按“添加”按钮。最多可有三种逻辑判断（参见图二），因为还存在一种以上三种情况都不是的情形，所以，真正来说，它可以设置四种状态下的格式。如上面的例子中，开支在0-50元的情况便是系统需进行的第四种判断；

　　图三

　　3. 系统预设为对该单元格的值进行判断，根据实际情况可选择大于、介于、小于等，然后在其后面的输入框中输入条件。在条件输入框中可以直接内容也可以输入单元格名称参照，以让系统对该单元格的实际内容进行比较。另外，点击“单元格数值”可选择判断条件为公式。当选择条件为公式时，其后的逻辑判断框变成公式输入框。请注意：在输入公式时，请用“=”号开头。对于公式，系统按公式返回的值是否为“真”进行逻辑判断。

　　4. 设好条件后，按“格式…”按钮，便进入格式设置画面。（参见图四）根据自己的喜好，选择相应的格式。然后按“确定”返回。这时可在对话框中间看到格式预览。

　　图四
　　5. 依次设置其他条件格式，最后按“确定”返回编辑窗口，条件格式设置完毕。这时你在该单元格输入不同的内容，其格式便会随着你定义的条件而自动变化。

　　6. 大家可利用格式刷将条件格式快速套用到其它地方。

　　条件格式的删除

　　如需要对己设置的条件格式进行删除，可用下面的方法进行删除：

　　1. 选择要删除条件格式的单元格；

　　2. 选择菜单“格式”/“条件格式…”，在系统弹出“条件格式”设置对话框中按“删除”按钮。

　　或者

　　1. 选择没有设置条件格式的单元格；

　　2. 按下工具列的格式刷，对要删除条件格式的单元格进行格式复制。

　　如要删除工作表中全部或部分相同条件格式，可先按“Ctrl+G”，之后在对话框中按“定位条件”，系统显示定位条件对话框（参见图五），在该框中，选择“条件格式”，之后，根据需要选择“全部”或“相同”，再按“确定”，回到编辑窗口，这时，所有设置了条件格式的单元格都被选中，再按上面所讲的第一种删除方法删除即可。

　　图五

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